DictateFlow Diktatverwaltung für Dragon NaturallySpeaking

Dokumenten-Management für Sprache und Text vom Diktat bis zur Archivierung

DictateFlow unterstützt den Arbeitsablauf zwischen Autor und Sekretärin (Verteilerdienst, Sekretärin oder Gruppe) und steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Sie diktieren einfach nach Microsoft Word mit Hilfe der Spracherkennung Dragon Naturally Speaking, in den integrierten DictateFlow-Recorder oder in ein digitales Diktiergerät. Das Diktat wird mit Aktenzeichen, Kommentar und Priorität versehen und von DictateFlow an eine Sekretärin oder ins zentrale Schreibbüro weitergeleitet. Dort wird es, falls nötig, korrigiert und weiter verarbeitet. Eine Explorer-ähnliche Ansicht sorgt für Überblick über die Diktate.

So arbeitet DictateFlow:

• Der Autor/die Autorin diktiert in Dragon NaturallySpeaking oder in den Recorder und versendet das Diktat an die Sekretärin oder das Schreibbüro.
• Die Sekretärin erhält eine Übersicht aller für sie oder ihre Gruppe bestimmten Diktate bzw. Dokumente.
• Die Sekretärin öffnet das Dokument, und der entsprechende Dragon-User wird geöffnet (das entsprechende Sprachprofil aktiviert).
• Die Sekretärin startet die automatische Spracherkennung mit Dragon NaturallySpeaking und korrigiert die Umsetzung. Erhält sie vom Autor neben dem Diktat bereits eine Textdatei, braucht sie diese nur noch zu korrigieren.
• Nach der Korrektur kann das Diktat an den Autor zur Kontrolle zurückgeschickt werden.
• Danach kann das Dokument erneut bearbeitet oder gedruckt und archiviert werden.
• Dabei werden die übrig gebliebenen DRA-Dateien automatisch gelöscht. Der Löschzeitpunkt ist individuell konfigurierbar.

Vorteile:

• Keine zeitaufwendige Suche mehr nach Dokumenten und Audiodateien.
• Für den Autor ist es jederzeit nachvollziehbar, wer wann welches Dokument bearbeitet hat.
• Wahlweise Speicherung auf dem eigenen Arbeitsplatz oder auf einem zentralen Laufwerk. So stellen Sie sicher, dass von überall auf die Diktate zugegriffen werden kann.
• DictateFlow basiert auf dem Roaming-User von Dragon NaturallySpeaking Professional, Legal und Medical. Jeder Diktant kann über das Netzwerk auf jedem Arbeitsplatz arbeiten, Korrekturen der Sekretärin werden ins Benutzerprofil des Autors übernommen.
• Diktate von digitalen Diktiergeräten können übernommen und von der Spracherkennung umgesetzt werden.
• Bei Krankheit oder Urlaub können Vertretungen eingerichtet werden.
• *.dra und *.wav-Dateien können automatisch bei der Fertigstellung oder der Archivierung der dazugehörigen Dokumente gelöscht werden.
• E-Mail-Benachrichtigung beim Eintreffen neuer zu bearbeitender Dokumente bzw. direkt nach der Korrektur.
• Der Autor kann im Wechsel Text und Kommentare diktieren, die Sekretärin diese im Wechsel anhören.
• Mehrfaches Weiterleiten zwischen Autor und Sekretärin bis zur endgültigen Archivierung ist kein Problem!
• Die Dokumente werden serverbasiert von einem integrierten Datenbanksystem verwaltet, das bis zu 8 Millionen Dokumente umfassen kann. Bei 2000 Dokumenten täglich reicht diese Datenbank für 16 Jahre!

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